編者按：
四川省德陽市人民醫(yī)院通過建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理系統(tǒng)，讓財(cái)務(wù)人員從“貼發(fā)票、搬檔案”的繁瑣工作中解放出來，轉(zhuǎn)身成為業(yè)務(wù)科室的“數(shù)據(jù)智囊團(tuán)”。博思軟件通過技術(shù)、業(yè)務(wù)、模式創(chuàng)新，不僅幫助醫(yī)院降本增效，而且加速了醫(yī)院數(shù)智化建設(shè)的進(jìn)程。2月21日，《中國會(huì)計(jì)報(bào)》對(duì)此進(jìn)行了深入報(bào)道。
跑出“智慧財(cái)務(wù)加速度”
——四川省德陽市人民醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案試點(diǎn)工作綜述
面對(duì)堆積如山的紙質(zhì)憑證、耗時(shí)費(fèi)力的檔案管理，四川省德陽市人民醫(yī)院交出一份亮眼答卷——通過建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理系統(tǒng)，讓財(cái)務(wù)人員從“貼發(fā)票、搬檔案”的繁瑣工作中解放出來，轉(zhuǎn)身成為業(yè)務(wù)科室的“數(shù)據(jù)智囊團(tuán)”。
從“紙山票?！钡健耙绘I歸檔”
“以前每到月底，財(cái)務(wù)科就像打仗一樣?！闭勂鸺堎|(zhì)檔案管理的痛點(diǎn)，德陽市人民醫(yī)院財(cái)務(wù)部副主任林俐感慨萬千。作為一家擁有數(shù)千名職工的大型三甲醫(yī)院，這家醫(yī)院每月產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證多達(dá)數(shù)百本，年檔案量超千本，僅倉儲(chǔ)就需占用500平方米空間。
“找一張發(fā)票可能得花 10 分鐘，加班加點(diǎn)成了常態(tài)?！彼f。
轉(zhuǎn)機(jī)出現(xiàn)在 2023 年。隨著財(cái)政部等九部委推動(dòng)電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)，德陽市人民醫(yī)院抓住政策機(jī)遇，將電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)列為“一把手工程”，成立專項(xiàng)工作組，目標(biāo)直指“最后一公里”的財(cái)務(wù)數(shù)字化閉環(huán)。
與此同時(shí)，德陽市人民醫(yī)院在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)方面早已有所布局。醫(yī)院先后上線了HRP 系統(tǒng)、智能報(bào)銷等多個(gè)信息化項(xiàng)目，成功打通了財(cái)務(wù)核算、預(yù)算管理、報(bào)銷、物資管理等多個(gè)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)間的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享。2024年，醫(yī)院全面啟動(dòng)線上報(bào)銷業(yè)務(wù)流程。這一系列舉措為電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。
“電子會(huì)計(jì)檔案不是簡單的‘紙質(zhì)變電子’，而是整個(gè)管理流程的重構(gòu)?！钡玛柺腥嗣襻t(yī)院財(cái)務(wù)部主任曾玉龍說，2024年全面啟動(dòng)線上報(bào)銷后，電子發(fā)票普及率超 90%，為無紙化歸檔打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
AI上崗“四性檢測(cè)”筑牢安全防線
轉(zhuǎn)型之路并非坦途。
原始數(shù)據(jù)和資料的獲取與統(tǒng)籌，就是一個(gè)大難題。醫(yī)院的信息系統(tǒng)繁多，與財(cái)務(wù)流程相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)及信息板塊多達(dá) 20 多個(gè)。要想讓這些系統(tǒng)協(xié)同工作，將業(yè)務(wù)流程梳理清楚，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效傳遞，絕非易事。不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式、接口標(biāo)準(zhǔn)存在差異，如何整合系統(tǒng)，讓數(shù)據(jù)順暢地在各個(gè)環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，是擺在建設(shè)團(tuán)隊(duì)面前的一道難題。
保證會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、完整性和安全性，也是重中之重。電子會(huì)計(jì)檔案不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)篡改、丟失等問題，后果不堪設(shè)想。在電子環(huán)境下，如何運(yùn)用技術(shù)手段和管理措施，確保每一張會(huì)計(jì)憑證都真實(shí)可靠、完整無缺，成為項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)鍵挑戰(zhàn)。
面對(duì)挑戰(zhàn)，德陽市人民醫(yī)院打出“組合拳”。
——技術(shù)賦能：報(bào)銷機(jī)器人“解放雙手”。引入AI報(bào)銷機(jī)器人，通過OCR技術(shù)自動(dòng)識(shí)別發(fā)票信息，并聯(lián)動(dòng)稅務(wù)平臺(tái)實(shí)時(shí)驗(yàn)真查重?！吧蟼靼l(fā)票截圖，AI就能自動(dòng)填單，還能攔截重復(fù)報(bào)銷，省時(shí)又省心。”林俐說，一份差旅報(bào)銷單從上傳附件到提交最快僅需20秒，效率提升超80%。
——流程再造：四性檢測(cè)“層層把關(guān)”。電子檔案的核心在于可信。醫(yī)院參照《電子檔案單套管理一般要求》，在系統(tǒng)中嵌入“真實(shí)性、完整性、安全性、可用性”檢測(cè)模塊，應(yīng)用在電子會(huì)計(jì)檔案的移交接收、歸檔、長期保管等環(huán)節(jié)上。德陽市人民醫(yī)院電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)承建方博思公司有關(guān)負(fù)責(zé)人舉例說，平臺(tái)數(shù)據(jù)在傳遞過程中采用國密雜湊算法獲取摘要值，自動(dòng)判斷憑證借貸相等，保證總賬與明細(xì)賬數(shù)據(jù)一致，保障真實(shí)性；完整性通過區(qū)塊鏈技術(shù)記錄操作日志，確保數(shù)據(jù)不可篡改；系統(tǒng)自動(dòng)檢查歸檔數(shù)據(jù)是否存在加密格式，是否隱藏病毒等，保證安全性；系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)元數(shù)據(jù)文件能否被正常解析、版式數(shù)據(jù)大小是否一致等，保證有用性。
——制度護(hù)航：14 項(xiàng)規(guī)范織密“管理網(wǎng)”?！皢慰考夹g(shù)不夠，必須制度先行?！痹颀埥榻B，醫(yī)院同步出臺(tái)《電子會(huì)計(jì)檔案管理制度》《數(shù)據(jù)管理規(guī)范》等14項(xiàng)制度，明確從憑證生成到歸檔的全流程標(biāo)準(zhǔn)。例如，要求業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)時(shí)需附帶“電子簽名+時(shí)間戳”，檔案借閱需線上審批并留痕，確保責(zé)任可追溯。
財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)型“數(shù)據(jù)管家”
經(jīng)過一年攻堅(jiān)，2024 年底，醫(yī)院順利通過電子會(huì)計(jì)檔案單套制驗(yàn)收，交出一份“降本增效”的成績單。
林俐介紹說，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的建設(shè)落地，為醫(yī)院節(jié)省了“真金白銀”——告別打印、裝 訂，年節(jié)約紙張、耗材成本30萬元；專職檔案管理人員人力成本節(jié)省30萬元；控制檔案存儲(chǔ)空間，預(yù)計(jì)每年還將節(jié)約倉儲(chǔ)維護(hù)費(fèi)用10萬元。
效率的提升同樣令人欣喜。數(shù)據(jù)顯示，德陽市人民醫(yī)院月度憑證歸檔時(shí)間從30天壓縮至7天；憑證查詢從“翻箱倒柜10分鐘”變?yōu)椤瓣P(guān)鍵詞秒搜”；審計(jì)檢查時(shí)直接線上調(diào)閱，免去紙質(zhì)檔案搬運(yùn)、清點(diǎn)之苦。
財(cái)務(wù)的合規(guī)性和安全性得到極大提高。在電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)上線之前，雖然國家出臺(tái)了會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，要求在財(cái)務(wù)檔案中同時(shí)保存電子發(fā)票的原始形式，但由于醫(yī)院當(dāng)時(shí)全是紙質(zhì)檔案，在這方面的合規(guī)性存在不足?，F(xiàn)在，醫(yī)院完全符合國家電子會(huì)計(jì)檔案的管理要求，有效避免合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
更重要的是，財(cái)務(wù)人員已經(jīng)正式邁進(jìn)轉(zhuǎn)型“新賽道”。
例如，在成本控制方面，通過對(duì)職工出差機(jī)票價(jià)格、各部門物資領(lǐng)用等數(shù)據(jù)的分析，能夠找到更多成本管控點(diǎn)。這就像是為醫(yī)院的成本管理裝上一雙“智慧的眼睛”，讓成本控制更加精準(zhǔn)有效。
“過去，我們80%精力耗在核算，現(xiàn)在能聚焦業(yè)財(cái)融合了。”林俐透露，財(cái)務(wù)部在減員5人的情況下，反而拓展數(shù)據(jù)分析、成本管控等新職能。
“我們現(xiàn)在是帶著數(shù)據(jù)去臨床科室，幫科室算‘明白賬’?！彼f，“臨床科室也表示歡迎，終于幫他們搞清楚經(jīng)濟(jì)賬，業(yè)務(wù)管理工作與經(jīng)濟(jì)管理工作雙向促進(jìn)?！?/span>
從“電子歸檔”到“數(shù)據(jù)挖礦”
電子會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值遠(yuǎn)不止于“無紙化”。曾玉龍展望：“這些結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是一座‘富礦’，未來可挖掘的空間無限?！?/span>
他進(jìn)一步表示，前端業(yè)務(wù)流程的梳理至關(guān)重要。醫(yī)療業(yè)務(wù)復(fù)雜，涉及的流程和業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多，每年的軟件項(xiàng)目有上百個(gè)。醫(yī)院將繼續(xù)深入梳理業(yè)務(wù)流程，確保電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密配合，形成一個(gè)有機(jī)的整體。
林俐則表示，外部條件的變化為電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)提供有力支持。近年來，火車票、飛機(jī)票、稅票等票據(jù)全面實(shí)現(xiàn)電子化，為電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)創(chuàng)造更好的外部環(huán)境。德陽市人民醫(yī)院將充分利用這些有利條件，加快推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的步伐。
一方面，德陽市人民醫(yī)院將逐步探索全鏈條電子化攻堅(jiān)。林俐表示，今年醫(yī)院計(jì)劃將合同管理、采購系統(tǒng)納入電子檔案體系，實(shí)現(xiàn)從業(yè)務(wù)端到歸檔端的全自動(dòng)對(duì)接。
“目前，僅銀行回單等少數(shù)環(huán)節(jié)仍需紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，明年將徹底打通‘最后一米’。”她說。
另一方面，德陽市人民醫(yī)院準(zhǔn)備探索區(qū)域聯(lián)動(dòng)“一盤棋”。曾玉龍表示，作為德陽市緊密型城市醫(yī)療集團(tuán)的牽頭單位，醫(yī)院計(jì)劃搭建財(cái)務(wù)共享中心，通過電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)多院區(qū)、多主體之間的數(shù)據(jù)互通。
“未來，緊密型城市醫(yī)療集團(tuán)的報(bào)銷、歸檔都能‘云端’完成，助力區(qū)域醫(yī)療資源協(xié)同?！彼f。
更重要的是，德陽市人民醫(yī)院正在積極謀劃將數(shù)據(jù)資產(chǎn)“變廢為寶”。在電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)深度利用方面，曾玉龍表示，將通過差旅費(fèi)、耗材領(lǐng)用等數(shù)據(jù)分析，識(shí)別浪費(fèi)點(diǎn)，加強(qiáng)成本管控力度；將結(jié)合歷史數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)科室資金需求，提升預(yù)算精準(zhǔn)度；將利用 AI 模型監(jiān)測(cè)異常報(bào)銷行為，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
林俐說：“數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是選擇題，而是必答題。我們跑出的‘加速度’，最終會(huì)讓患者受益——把資源更多投入到臨床服務(wù)中，這才是智慧醫(yī)院的初心?！?/span>
曾玉龍表示，未來，隨著電子病歷、智慧服務(wù)等系統(tǒng)的深度融合，這場(chǎng)“無紙化革命”或?qū)⒁I(lǐng)醫(yī)療行業(yè)走向更高效、更綠色的新時(shí)代。
“圍繞數(shù)據(jù)資產(chǎn)臺(tái)賬編制、登記、授權(quán)運(yùn)營、收益分配、交易流通等重點(diǎn)環(huán)節(jié)，開展數(shù)據(jù)資產(chǎn)全過程管理試點(diǎn)，規(guī)范數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理流程，為后續(xù)完善數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理制度、加強(qiáng)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理積累經(jīng)驗(yàn)。”省財(cái)政廳資產(chǎn)處有關(guān)負(fù)責(zé)人表示。
